Een jaarverslag ondernemingsraad (OR) is een document waarin de OR verantwoording aflegt over wat er in het afgelopen jaar is gebeurd en bereikt. Het is een belangrijk communicatiemiddel naar de achterban, het management en eventueel andere belanghebbenden. Het verslag biedt transparantie over de activiteiten en prestaties van de OR en legt de basis voor de plannen voor het komende jaar.
Een goed jaarverslag van een OR kan de volgende elementen bevatten:
- Inleiding:
- Een overzicht van de samenstelling van de OR gedurende het jaar.
- De doelstellingen en prioriteiten die aan het begin van het jaar zijn gesteld.
- Algemene gegevens:
- Aantal vergaderingen met de bestuurder en de OR-leden onderling.
- Overzicht van de commissies binnen de OR en hun rol.
- Uitgevoerde activiteiten:
- Welke onderwerpen zijn er besproken?
- Wat waren de belangrijkste discussiepunten en besluiten?
- Overzicht van adviezen en instemmingsaanvragen die zijn behandeld.
- Behaalde resultaten:
- Welke concrete resultaten zijn er bereikt?
- Op welke manier heeft de OR invloed uitgeoefend op besluiten?
- Welke veranderingen in de organisatie zijn er mede door de OR gekomen?
- Financieel verslag:
- Overzicht van de budgetten en uitgaven (bijvoorbeeld voor scholing, advieskosten, en andere OR-activiteiten).
- Scholing en ontwikkeling:
- Welke trainingen of cursussen hebben de OR-leden gevolgd?
- Welke nieuwe competenties zijn er binnen de OR ontwikkeld?
- Communicatie met de achterban:
- Hoe heeft de OR gecommuniceerd met de medewerkers?
- Welke middelen zijn daarvoor ingezet en wat was de frequentie?
- Samenwerking met andere gremia:
- Hoe is de samenwerking verlopen met bijvoorbeeld de directie, de vakbonden of de Europese ondernemingsraad (indien aanwezig)?
- Uitdagingen en verbeterpunten:
- Tegen welke problemen liep de OR aan?
- Wat zijn de geleerde lessen en wat kan er beter?
- Vooruitblik:
- Wat zijn de verwachtingen en doelen voor het komende jaar?
- Zijn er specifieke aandachtspunten of projecten waar de OR zich op wil richten?
Een jaarverslag is niet alleen een terugblik, maar ook een strategisch document dat de OR kan gebruiken om steun te verwerven voor zijn toekomstplannen en om de organisatie te laten zien dat de OR een waardevolle bijdrage levert. Het is vaak ook een vereiste die voortvloeit uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR), de Nederlandse wet die de medezeggenschap van werknemers in bedrijven regelt.
Jaarverslag ondernemingsraad en de WOR
De WOR specificeert niet gedetailleerd wat er in het jaarverslag van een ondernemingsraad moet staan. De wet verplicht een ondernemingsraad wel om een jaarverslag op te stellen, waarin de OR in grote lijnen verantwoording aflegt over zijn werkzaamheden.
Artikel 14 van de WOR stelt bijvoorbeeld dat de ondernemingsraad ten minste eenmaal per jaar aan de ondernemer en aan de in de onderneming werkzame personen schriftelijk verslag uitbrengt van zijn werkzaamheden.
Ondanks het gebrek aan specifieke eisen, wordt algemeen aangenomen dat een jaarverslag ten minste de volgende zaken zou moeten bevatten:
- Een overzicht van de samenstelling van de OR, inclusief eventuele wijzigingen gedurende het jaar.
- Een beschrijving van de belangrijkste activiteiten en thema’s waarmee de OR zich bezig heeft gehouden.
- Informatie over de uitgebrachte adviezen en genomen besluiten.
- Een overzicht van de met de bestuurder gevoerde overlegvergaderingen.
- Details over de scholing en ontwikkeling van OR-leden.
- Financiële verantwoording, indien van toepassing.
Hoewel de wet geen gedetailleerde inhoud voorschrijft, kan de ondernemingsraad zelf besluiten om meer specifieke informatie op te nemen om zo transparantie en duidelijkheid naar de achterban te vergroten. De ondernemingsraad heeft hierin dus enige vrijheid om het jaarverslag naar eigen inzicht vorm te geven, mits het de hoofdlijnen van de werkzaamheden van het afgelopen jaar weergeeft.